Vinkkejä isännöinnin kilpailutukseen

Isännöinnin kilpailutuksen tavoitteena on löytää omalle taloyhtiölle sopiva isännöintipalvelu kilpailukykyisellä hinnalla. 

Jotta lopputulos on mahdollisimman onnistunut, tilannetta kannattaa tarkastella molempien osapuolien näkökulmasta; ostajan eli taloyhtiön hallituksen sekä palveluntarjoajan näkökulmasta.   

Taloyhtiön näkökulmasta katsottuna hallituksen jäsenet ovat ostamassa laadukasta, juuri heille tarkoitettua palvelua ja odottavat saavansa isännöintiyrityksiltä useita, heille räätälöityjä, sisällöltään ja hinnaltaan vertailukelpoisia tarjouksia.

Isännöintiyrityksella taas voi olla kymmeniä, jopa satoja samantyyppisiä taloyhtiöitä hoidossaan, minkä vuoksi isännöintiyritykset pyrkivät usein standardoimaan palvelun sisältöä ja toimintamallia voidakseen tarjota hyvää ja edullista palvelua.

Jotta lopputulos olisi kummankin osapuolen kannalta mahdollisimman hyvä, kannattaa kiinnittää huomiota seuraavin asioihin:  

Palvelun sisältö

Tarjouspyynnössä esitettävien  palveluiden määrittelyssä pyritään siihen, että tarjousten sisältö on vertailukelpoinen.  Vaikuttavina tekijöinä toimivat talon koko, ikä, kunto ja sijainti, minkä lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin:

  • Jos taloyhtiöllä ei ole poikkeuksellisia tarpeita (esim. tulossa oleva putkiremontti) kannattaa määritellä tarvittavat palvelut kiinteistöalan standardin mukaisesti, jolloin tarjoukset ovat  mahdollisimman vertailukelpoisia.
  • Helpoin tapa saada vertailukelpoisia tarjouksia on käyttää Kiinteistöalan Kustannuksen kirjoittamaa isännöintitehtäväluetteloa (uusin versio vuodelta 2015), josta löytyy isännöinnin tyypilliset tehtävät. 
  • Isännöintitehtäväluettelossa on myös selkeä suositus siitä, mitkä tehtävät ovat tavanomaisessa taloyhtiössä kuukausihintaan kuuluvia ja mitkä hinnoitellaan erikseen.

  • Isännöintiyhtiöillä saattaa olla sellaisia poikkeuksia suositukseen, joista he eivät voi tinkiä ilman merkittävää hintojen nousua. Siksi kannattaa tarjota mahdollisuus poikkeuksien tekemiseen, kunhan niistä kerrotaan selkeästi.

Sanamuoto voi olla: Pyydämme tarjousta taloyhtiöllemme Kiinteistöalan Kustannuksen vuonna 2015 julkaiseman isännöintitehtäväluettelon suosituksen mukaisista palveluista. Jos tarjouksen palvelusisällössä on poikkeuksia suositukseen, pyydämme erittelemään poikkeukset yksityiskohtaisesti.

Hinnoittelu

Hinnoittelussa pyritään vertailukelpoisuuteen, mihin liittyen seuraavassa muutamia huomioita:

  • Kiinteän kuukausittaisen veloituksen vertailussa on syytä huomioida, että sen lisäksi saatetaan laskuttaa merkittävä määrä erilaisia hallinto-, viestintä-, tietoliikenne-, jne -korvauksia, joista on maininta ainoastaan erillishintaliitteessä. 
  • Kokoukset ovat isännöintitehtäväsuosituksen mukaan erillishinnoiteltuja, koska niiden määrä vaihtelee vuosittain ja taloyhtiöittäin.
  • Projektien hallintokustannukset ovat suosituksen mukaan erillishinnoiteltuja, koska niiden määrä vaihtelee merkittävästi vuosittain. Kannattaa olla tarkkana projektien hallinnoinnin osalta, eli miten isännöintitoimisto hallinnoi projekteja ja miten se hallinnoinnin hinnoittelee.

Vertailukelpoiseen hinnoitteluun tarjouksessa ohjaava sanamuoto voi olla esim. ‘Mikä on kuukausittainen kiinteä kokonaiskustannus, joka kattaa normaalin isännöintipalvelun sisältäen hallinto-, toimisto-, kopiointi-, postitus-, järjestelmä- yms. kulut.  Kokousten  ja projektien hallintokustannuksia ei sisällytetä kokonaiskustannuksiin vaan näiden osalta tarvitsemme selkeät laskutusperiaatteet’.

Laatu ja kehitys

Kolmantena ulottuvuutena isännöintipalvelujen vertailussa on laatu nyt ja tulevaisuudessa. Tämä alue on haastavin vertailtava, koska siihen sisältyy eniten harkinnanvaraista arviointia. Seuraavassa joitakin keskeisiä ulottuvuuksia eri isännöintipalvelujen vertailuun:

  • Hinnoittelu: Onko erikseen veloitettavien palvelujen hinnoittelu selkeä ja kohtuullinen.
  • Arvon luominen taloyhtiölle: Millä tavalla isännöintiyritys aikoo nostaa taloyhtiön arvoa, laskea kustannuksia ja parantaa asumisen laatua.
  • Laatu ja prosessit: Onko isännöintiyrityksellä prosessit kunnossa, miten niitä toteutetaan ja miten niillä varmistetaan hyvän palvelun laatu.

  • Digityökalut: Onko isännöintiyrityksellä digitaalisia työkaluja käytössään, ja tarjoaako yritys niitä esim. asiakkaidensa käyttöön. Arkistoidaanko hallintomateriaalit digitaalisesti vai paperilla. Ovatko ne myös hallituksen nähtävillä.
  • Yrityksen kehityssuunnitelmat: Missä tilanteessa isännöintiyritys on viiden vuoden päästä. Tarkoittaako se asiakkaalle nykyistä parempia palveluita?
  • Henkilöstö ja osaaminen: Minkälaisia toiveita teillä on nimetylle isännöitsijälle.

  • Sopimus: Minkälaista sopimusta isännöintiyritys ehdottaa. Ovatko sopimusehdot kohtuullisia ja selkeitä. Ohjaako sopimus toimintaa taloyhtiön haluamaan suuntaan.
  • Mikä on isännöintiyrityksen henkilöstöpolitiikka ja kuinka pyritään minimoimaan henkilöstön vaihtuvuus. Miten henkilöstöltä sujuu asiakaspalvelu, tekniikka, talousasiat ja hallinnolliset tehtävät.
  • Lisäpalvelut: Minkälaisia lisäpalveluita isännöintiyritys tarjoaa taloyhtiölle ja sen asukkaille?
  • Miten isännöintiyritys hoitaa kumppaniverkostoa ja miten pidetään huoli siitä, että taloyhtiö saa erilaisissa projekteissaan laadukasta palvelua kohtuuhinnalla.

Tarjouspyyntöön kannattaa lisätä yllä olevan tyyppisiä, taloyhtiöllenne tärkeitä kysymyksiä ja pyytää vastauksia kirjallisessa muodossa. Näin on mahdollista saada selville tarjoajan motivaatio ja asiakaslähtöisyys. 
Ota yhteyttä ja pyydä lisätietoja toimitusjohtaja Kalle Grönqvistiltä.

       


Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.